Servicios de Externalización / Outsourcing Documental, una ventaja competitiva

Introducción

• La necesidad de conservar la ventaja competitiva

El clima comercial actual se impulsa por la rentabilidad, la productividad, la retención de clientes y la necesidad de conservar una ventaja competitiva y controlar los costes. Las organizaciones están buscando soluciones que van desde la reingeniería de procesos y soluciones tecnológicas hasta las diversas formas de subcontratación para asegurar la calidad, impulsar la eficacia y controlar el gasto.

Las presiones de aumentar el beneficio, mejorar la productividad y ahorrar dinero al tiempo que se aumenta la calidad y la retención de clientes y se gana en nivel de competitividad, siguen siendo impulsores comerciales críticos, la cuestión es ¿qué pueden hacer las organizaciones en el futuro para superar estos retos?

La importancia de los documentos en las empresas

• Soporte de todos los procesos empresariales
• Vehículo de comunicación

Los documentos soportan la mayoría de los procesos empresariales, ventas, producción, marketing, administración, etc, convirtiéndose en el principal vehículo para la comunicación interna y externa de la empresa, son un factor de competitividad y su correcta gestión es determinante para conseguir una mayor rentabilidad y aumentar los niveles de eficacia y eficiencia.

El coste de los documentos en las empresas

• 3% coste sobre las ventas anuales.
• 30% Ahorro

En la actualidad las empresas dedican el 3% de sus ventas anuales a la impresión y gestión de documentos. Una gestión coherente puede llegar a suponer un ahorro del 30% de los actuales costes de impresión y gestión de documentos.

Externalizar este tipo de actividades relativas a la gestión, administración y al control del proceso documental en la empresa puede ser una importante fuente de ahorro proporcionando:

• Control y reducción de costes e inversión de capital.
• Obtener del proveedor las mejores prácticas y una continua mejora en los procesos
• Maximizar la flexibilidad y el aprovechamiento de las nuevas tecnologías
• Mejorar la productividad de sus procesos de negocio.
• Disponer de los mejores expertos y profesionales que entienden su negocio

Controlar y Reducir los costes y la inversión de capital

• Liberar recursos

El control y la reducción de costes son importantes razones para la externalización , gracias a la flexibilidad que aportan los profesionales del outsourcing , el exceso de capacidad o la falta de recursos cuando se producen picos de producción, son cosas del pasado.

La reducción del capital invertido es otro de los mas importantes beneficios, el proveedor de los servicios de externalización le comprará sus actuales equipos, mientras implementa una nueva metodología de trabajo y analiza sus necesidades, liberando de esta forma capital para el crecimiento y el éxito de su negocio.

Introducir las mejores practicas y un proceso de mejora continua

• Efectividad
• Constante mejora

Los proveedores de servicios de outsourcing, como especialistas en el proceso de gestión de documentos, proponen siempre las mejores prácticas como único camino para conseguir maximizar la efectividad. Estas practicas están basadas en la experiencia que acumulan de los muchos clientes con los que han trabajado.

Los proveedores de servicios de outsourcing deben adquirir el compromiso de constante mejora de su proceso de documentos, definido mediante un Service Level Agreement, que es constantemente evaluado contra los objetivos previamente pactados, el resultado es un alto nivel de servicio y una constante evolución en pos de los más altos niveles de productividad, eficacia y eficiencia.

Maximizar la flexibilidad y el aprovechamiento de las nuevas tecnologías

• Flexibilidad
• Nivel de servicio

El rápido desarrollo de la tecnología hace que la flexibilidad sea esencial. Los procesos documentales son vitales para el grado de respuesta y el nivel de servicio a sus clientes. Con la externalización de los servicios de gestión documental a un profesional experto su empresa se asegura en el menor tiempo posible y con el menor coste el camino para conseguirla.

Los contratos de servicio de outsourcing deben posibilitar acuerdos flexibles que garanticen los cambios tecnológicos, asegurándose que la instalación satisface sus necesidades sin que por ello tenga que realizar nuevas inversiones.

Mejorar la productividad en sus procesos de negocio

• Rentabilidad
• Productividad

El flujo de documentos puede no ser el "Core Business", de su negocio pero una gestión adecuada puede hacer que sea una gran diferencia en su rendimiento. Los documentos son la sangre de su negocio, alimentan al cuerpo (la compañía) con el oxigeno (información) que le permite funcionar en la dirección correcta.

Comprobar los niveles de satisfacción, buscar caminos para reducir costes, incrementando la productividad y optimizando procesos para que los niveles de servicio estén en línea con las necesidades cambiantes de su empresa, son los objetivos básicos del outsourcing. Esto no sólo reduce los niveles de sus costes operacionales, sino que también mejora la rentabilidad y productividad de su negocio, garantizando una mejora en el servicio al cliente y manteniendo los niveles de competitividad necesarios.

Proceso actual de los documentos

• El oxigeno de su empresa

Los documentos son como el oxigeno de una organización, pero en muchas compañías no se tiene una visión precisa de cómo se administran ni de cuanto cuestan. ¿Porque es tan difícil entender el proceso de los documentos en una empresa? Parte de la explicación está en el número de actividades diferentes que conforman el proceso, que podemos detallar de la siguiente forma.

• Creación de documentos
• Gestión de documentos / Contenidos.
• Gestión de la producción
• Compartir / Distribuir
• Indexación.
• Búsqueda y Recuperación de documentos / contenidos.
• Apoyo / Gestión de equipos para documentos
• Flujo de trabajo.

Tipología de Servicios

• Soluciones y servicios para todo el proceso

Partiendo del análisis anterior, las áreas donde es posible buscar mejoras mediante el outsourcing de la gestión documental son las siguientes:

• Consultoría y Análisis Funcional
• Gestión de centros de impresión centralizados
  Impresión B-N y Color
• Gestión del parque de equipos descentralizados
  Impresión B-N y Color
• Accounting y control de consumos
• Servicios de Back Up:
  • Carteleria
  • Publicaciones
  • Marketing 1:1
  • Mailing
  • Billing
  • Manipulado
• Mail Rooms y Servicios de Distribución
• Print Management
• Gestión de documentos
  • Digitalización
    
  • Indexación
    
  • Hospedaje