La importancia de los documentos en las empresas:

Los documentos soportan la mayoría de procesos empresariales, ventas, producción, marketing, administración, personal, etc, convirtiéndose en el principal vehículo para la comunicación interna y externa de la empresa, son un factor de competitividad, y su correcta gestión es determinante para conseguir una mayor rentabilidad y aumentar los niveles de eficacia y eficiencia.

En la actualidad las empresas dedican el 3% de sus ventas anuales a la impresión y gestión de documentos. Una gestión coherente puede llegar a suponer un ahorro del 30% de sus actuales costes de impresión y gestión de documentos. Externalizar este tipo de actividades relativas a la gestión, administración y al control del proceso documental en su empresa puede ser una importante fuente de ahorro y a la postre permiten:

  • Optimizar recursos y reducir costes.
  • Aumentar la rentabilidad.
  • Generar mayor eficacia.
  • Aumentar la capacidad de la empresa para acometer nuevos proyectos.

Los costes de Impresión y Gestión de documentos:

Costes Obvios:

  • Coste por impresión (mantenimiento)
  • Coste de adquisición de equipos
  • Coste materia prima (papel)

Costes Ocultos:

  • Coste de los consumibles (Toner y Tintas)
  • Coste de infraestructura informática
  • Mano de Obra / Tiempo
  • Costes administrativos
  • Costes financieros.
  • Costes de envío
  • Costes de almacenamiento.
  • Costes de obsolescencia
  • Costes por pérdida de oportunidad.

En Service Point creamos la mejor estrategia de gestión de documentos e impresión para su organización, aportando una solución basada en una completa gama de servicios disponibles a través de nuestra red de operaciones, una de estas soluciones es la GESTION DE CENTROS DE REPROGRAFIA E IMPRESIÓN

Básicamente se trata de la completa gestión y operación de todas las actividades de impresión, reprografía y gestión de correo, incluyendo fotocopias, offset, digitalización y archivo, así como de los equipos, el personal y los servicios necesarios para gestionar la producción de documento dentro de su centro de reprografía.

Muchas empresas tienen en sus instalaciones un centro de reprografía e impresión digital, donde se centralizan todas las necesidades que en este sentido tiene la empresa, es donde se realizan todos los trabajos tanto de impresión como de manipulado de documentos de trabajo y comunicaciones tanto internas como externas.

En la mayoría de los casos suele haber equipos de medio y /o alto volumen, tanto de blanco y negro como color, equipos de manipulados así como personal dedicado a ello, aun a pesar de esto, cuando las necesidades , bien sea por volumen, calidad , rapidez, o algún tipo de manipulado no pueden ser resueltas, se suelen contratar servicios externos.

La inversión necesaria para tener la mejor tecnología, el coste de la gestión del personal, y la gestión de compras de las materias primas necesarias -papel, toner, material de acabado- supone una continúa fuente de coste y recursos no dedicados a la actividad principal de la empresa.

Al igual que otras actividades no "centrales" de la empresa han sido externalizadas, la GESTION DE LOS CENTROS DE REPROGRAFIA E IMPRESIÓN, también lo pueden ser.

Service Point posee un conjunto de soluciones basadas en procesos para la externalización de los Centros de Reprografía e Impresión, cuyas características básicas son:

  • Modelo de servicio basado en la cesión a un proveedor externo de todas las actividades relacionadas con la gestión de documentos.
  • Mediante un contrato de servicio con actualizaciones y revisiones anuales, que incluyen:
    • Impresión de documentos.
    • Reproducción de documentos.
    • Manipulado.
    • Gestión (compra y almacenaje ) de los consumibles necesarios para el servicio.
    • Hospedaje de ficheros y documentos en servidores de Service Point.
    • Ordenes de trabajo mediante plataforma de impresión remota -REPRONET-.
    • Control de Calidad.
    • Transporte.
  • Asumiendo las obligaciones contractuales de los actuales equipos instalados en sus instalaciones.
  • Con un esquema de precios basados en los actuales volúmenes de impresión.
  • Subrogación de los contratos laborales de las personas que estén trabajando en su actual centro.
  • Centros de back-up para puntas de trabajo o trabajos especiales en nuestros centros de producción en Madrid y Barcelona.
  • Garantía de actualización tecnológica en función de las nuevas necesidades de la empresa.

Con las soluciones para la GESTION DE CENTROS DE REPROGRAFIA E IMPRESIÓN de Service Point, su empresa tendrá;

  • Variabilización de los costes de impresión, sólo pagará por lo que ha impreso.
  • Actualización tecnológica constante.
  • Cero riesgo en la obsolescencia de los equipos de impresión
  • Cero inversión en actividades no relacionadas con su negocio.
  • Liberación de recursos cautivos utilizados en actividades que no son el "Core Business" de su negocio.
  • Reducción de los costes administrativos y de gestión de consumibles.
  • El servicio va creciendo con el negocio.
  • Cero coste en almacenaje de consumibles.
  • Único proveedor para satisfacer todas las necesidades de comunicación e impresión.
  • La seguridad de que cualquiera de sus necesidades de reprografía, impresión y gestión de documentos será resuelta, sin que por ello sea necesario hacer mas inversiones, o contratar mas personal.

Cualquiera que sea la situación en la que se halle su Centro de Reprografía, cualquiera que sea su tamaño, cualquiera que sea su necesidad. Service Point le podrá dar la mejor solución, con el respaldo de un grupo internacional , la mejor tecnología, los mejores procesos y con el apoyo del mejor equipo de profesionales.