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Feb 23

El proceso de Gestión de Documentos.

El proceso de Gestión de Documentos.
Una oportunidad para el control de costes y transformación empresarial

Introducción

  • Aligerar la estructura de costes
  • Los documentos como oportunidad
  • Mejorar la rentabilidad, productividad y retención de clientes

Todas las empresas tienen en cuenta su estructura de costes y tratan por todos los medios de aligerar aquellos que tienen sobrepeso, de estar en forma y de volverse mas competitivas

El mundo de la gestión de documentos ofrece una oportunidad de desvelar una importante sumidero de recursos corporativos.

Según los resultados de una encuesta de la consultora IDC, los ejecutivos pasan el 45% del su tiempo manejando documentos y el 82% creen que los documentos son vitales para el buen funcionamiento de su organización.

La mayoría de la empresas no tienen conocimiento claro de cuanto gastan anualmente en el mantenimiento y producción de sus documentos, es más ni tan siquiera poseen esos datos para analizar.

Estos datos sugieren que la mayoría de empresas europeas están sumidas en un oscuro letargo en cuanto a sus procesos documentales, que, además de debitar su capacidad de tomar decisiones, también evidencian el hecho de que algunos procesos documentales desconocidos o mal interpretados pueden albergar importantes deficiencias en la estructura y funcionamiento del negocio.

La innovación tecnológica ya no es suficiente, las empresas deben ser innovadoras en su modo de trabajar, transformando e impulsando sus procesos para mejorar la productividad y aumentar la eficacia y eficiencia.

Las empresas son en su mayoría conscientes de la importancia de los documentos para sus operaciones, y de la necesidad de gestionar correctamente el entorno documental. Por el contrario es posible que no sean conscientes de las posibilidades de obtener ventajas inmediatas y potenciales en cuanto costes y beneficios que tienen a su alcance.

Los mismos datos de la encuesta de IDC nos revelan que el 70% de las empresas creen que una gestión de procesos documentales pobre puede repercutir sobre la agilidad de las operaciones y el 82& cree que los documentos resultan esenciales para el funcionamiento satisfactorio de su empresa.

El clima empresarial actual se impulsa por la rentabilidad, productividad y retención de clientes, y sobre todo por la necesidad de conservar una ventaja competitiva y controlar los costes. La mayoría de organizaciones están buscan soluciones que van desde la reingeniería de recursos y soluciones tecnológicas hasta diversas formas de subcontratación, para asegurase la calidad, impulsar la eficiencia y controlar el gasto.

Las presiones de aumentar el beneficio, mejorar la productividad y ahorrar dinero, al tiempo que se aumenta la calidad y retención de clientes y se gana en nivel de competitividad, son los factores críticos de negocio.

Ha habido empresas que han recurrido a limitar el gasto discrecional y han puesto en marcha procesos de aprobación mas controlados para las decisiones financieras. Estas medidas siendo correctas, pueden actuar en la cultura de la organización y pueden afectar a la moral y motivación de los empleados.

En este punto nos deberíamos hacer la siguiente pregunta: Que procesos y áreas de practica de una organización se pueden examinar para una eficaz ahorro de gastos y una mejora de productividad potenciales sin que se amenacen los valores ni la agilidad de la compañía?

La respuesta puede que esté en un área crítica del negocio que hasta la fecha la mayoría de empresas han ignorado, esto es, -LOS PROCESOS DE GESTION DE DOCUMENTOS-

Identificación del coste del documento

  • El 5-15% de los ingresos de una organización

Si definir un documento resulta difícil a muchas organizaciones les resulta casi imposible identificar los costes asociados con todas las actividades relacionadas con los documentos.

Un estudio de la consultora IDC calcula que, como media, los costes de documentación anuales representan entre el 5 y el 15% de los ingresos de una organización.

El proceso actual de documentos.

  • El oxigeno de la organización
  • Diferentes actividades

Tal como hemos comentado, los documentos son el oxigeno de una organización, pero la mayoría de las compañías no tienen una visión precisa de cómo se administran ni de cuanto cuestan.

Los Procesos de Gestión de Documentos son difíciles de identificar, la razón evidente es que el gran número de actividades diferentes que conforma el proceso, de todas formas podemos identificar algunos como:

Creación de documentos.
Captación de documentos.
Gestión de documentos / contenidos.
Gestión de producción.
Producción y elaboración de documentos.
Distribución y compartir documentos.
Indexación de documentos.
Búsqueda / recuperación de documentos
Apoyo / gestión de equipo para documentos ( impresoras-fotocopiadoras, impresoras etc )

Hay que recordar que el proceso de gestión de documentos, no es una lista de procesos disgregados y desconectado unos de otro, ya que la mayoría de actividades están ligadas entre sí. Cualquier documento que se capture, se debe almacenar, indexar para búsqueda y recuperación futura, por lo que es vital que los procesos de almacenamiento y recuperación estén alineados de forma correcta.

Como podemos cambiar

  • Los Procesos de Gestión Documentos fuente de ganancias potenciales de productividad y ahorro de costes

La reingeniería de los procesos comerciales para aportar ahorros de costes conjuntamente con ganancias de eficacia y productividad es la meta de todas las empresas, en este escenario es donde los Procesos de Gestión de Documentos cobra una gran relevancia, ya que puede suponer una fuente de ganancias potenciales en productividad, ahorro de costes.

Cuales son los pasos para poder examinar los actuales costes de los Procesos de Gestión de Documentos y donde se halla una posibilidad de mejora.

  • Averiguar con certeza que costes se controlan
  • Crear conciencia del coste de los documentos
  • Examinar áreas de costes ocultos
  • Establecer que costes ocultos se pueden cuantificar
  • Examinar los procesos de gestión de la cadena de compra y suministro de documentos
  • Comprobar velocidad de cambio en el negocio y velocidad de los documentos y la información.
  • Entender que documentos necesitan constante accesibilidad y que impacto tiene en el negocio esta actividad

Conclusiones:

  • Ventaja competitiva

Actualmente se podría estar malgastando dinero, trabajando ineficazmente, reduciendo la productividad, proporcionando un mal servicio de atención a los clientes y perdiendo oportunidades de venta simplemente debido a la forma en que se administran los documentos en una empresa, pero eso no sería lo peor, lo peor es que no se de uno cuenta de que esto es así.

Con la una correcta estrategia en los Procesos de Gestión de Documentos, se pueden obtener sustanciales ganancias de productividad y eficacia; no obstante hay que reseñar que cualquier elemento que ofrece la capacidad de aprovechar el conocimiento de una organización, ofreciendo a los ejecutivos más datos vitales en los que basar sus decisiones y presentarlas a los clientes deberá poder ofrecer a cualquier empresa ganancias en productividad, eficacia y satisfacción de los clientes.

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